1. Rekisterinpitäjä ja yhteyshenkilö

Suomen Aivosäätiö sr
Osoite: Satamakatu 2, 00160 Helsinki
Yhteyshenkilö: toimitusjohtaja Jenni Pajunen, jenni.pajunen@aivosaatio.fi, puh. 0400 933 938

2. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Suomen Aivosäätiö saa rekisteröitäviä henkilötietoja monesta eri lähteestä. Henkilötietosi voivat päätyä rekisteriimme esimerkiksi, kun haet apurahaa, tilaat uutiskirjeen, teet lahjoituksen, osallistut tapahtumaamme, käytät verkkosivujamme tai lataat sivuiltamme sisältöjä.

Käsitelemme henkilötietoja toiminnassamme monella tavalla, pääasiassa varainhankinnassa ja viestinnässä. Tietojen käsittelyssä saatamme rekisteröidä, organisoida, tallentaa, korjata tai muuttaa, kerätä, lukea, käyttää, jakaa, rajoittaa, poistaa tai tuhota tietoja.

Suomen Aivosäätiö kerää ja rekisteröi vain sellaisia henkilötietoja, joiden käsittelyyn on syy. Säilytämme henkilötietoja niitä nimenomaisia tarkoituksia varten, joiden vuoksi tiedot on kerätty, ja poistamme sellaiset tiedot, jotka eivät ole enää työmme kannalta oleellisia.

 

Suomen Aivosäätiö kerää ja käyttää tietoja seuraavissa henkilörekistereissä:

2.1 Apuraharekisteri

Suomen Aivosäätiö sr toteuttaa sääntöjen mukaista tehtäväänsä tukemalla neuro- ja mielenterveysalan tieteellistä tutkimustyötä rahoittamalla alan kehittämis- ja tutkimushankkeita myöntämällä apurahoja.

Lähettäessään apurahahakemuksen Suomen Aivosäätiölle hakija luovuttaa säätiölle itseään koskevia tietoja, joista muodostuu henkilötietolaissa (523/1999) tarkoitettu rekisteri.

Apurahan hakijan lähettämiä tietoja käytetään apurahan hakuun, apurahapäätösten tekemiseen ja  myöntöön, maksatukseen, tutkimuksen raportoinnin seuraamiseen sekä viranomaisilmoituksiin.

Tietosisältö: Sukunimi, etunimet, syntymäaika, yhteystiedot, tutkinto, virka tai tehtävä, työnantaja, tutkimuspaikka, apurahan käyttötarkoitus (henkilökohtainen apuraha), tutkimushankkeen nimi, haettava summa, väitöskirjatyön/työn ohjaaja(t) ja muut väitöskirjaan liittyvä, tutkimussuunnitelma, kustannuslaskelma, aikaisemmin myönnetyt apurahat ja vireillä olevat hakemukset ja mahdolliset muut hakijan lähettämät tiedot ja liitteet.

Mahdollinen tutkimusryhmä: Sukunimi, etunimi, virka tai tehtävä tutkimustyöryhmässä.

Apurahan maksatus- ja viranomaisilmoitusrekisteri

Tietosisältö: Edellisten tietojen lisäksi pankkitilinumero, apurahan myöntöpäivä ja summa, viranomaisilmoitusten päivämäärät. Tiedot kerätään apurahalomakkeesta, jonka apurahan hakija jättää Suomen Aivosäätiölle. Ilman tietojen keräämistä apurahahakemusten käsittely, maksaminen ja seuranta ei olisi mahdollista. Tieto luonnollisille henkilöille maksetuista apurahoista luovutetaan verohallinnolle ja Maatalousyrittäjien eläkelaitos (Mela).

Apurahahakemuksia käsittelevät säätiön toimitusjohtaja, erillisrahastojen jäsenet ja ulkopuoliset asiantuntijajäsenet.

Myönnetyistä apurahoista julkaistaan saajien nimet, tutkimushankkeiden aiheet, tutkimuspaikka ja apurahan määrä Suomen Aivosäätiön kotisivuilla www.aivosaatio.fi, säätiön sosiaalisen median kanavissa, tiedotteissa ja uutiskirjeissä sekä toimintakertomuksessa.

Säätiöllä on oikeus luovuttaa tietoja esimerkiksi raportointia ja apurahamaksuilmoitusten tekemistä varten viranomaisille sekä myös tilastointia ja tutkimus- ja kehittämistyötä varten.

2.2 Uutiskirjerekisteri

Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on viestiä säätiön ajankohtaisista tapahtumista, kampanjoista ja muista asioista sekä ylläpitää yhteistyötä ja kiittää siitä.

Uutiskirjerekisterin tietolähteet ovat henkilön itse säätiön verkkosivujen kautta antamat yhteystiedot, henkilön verkkosivuilla tilaama uutiskirje tai uutiskirjepyyntö sähköpostitse, puhelimitse, henkilökohtaisen tapaamisen yhteydessä tai jokin muu tapa, jolla henkilö on pyytänyt liittämään itsensä uutiskirjeiden jakelulistalle. Suuri osa tiedoista saadaan yhteistyösuhteemme alussa.

Lisäksi saamme henkilötietoja ja niiden päivityksiä myös julkisista hakemistoista ja muista julkisista tietolähteistä, kuten yritysten ja muiden organisaatioiden www-sivuilta ja sosiaalisen median kanavista.

Tietoja ei luovuteta ulkopuolisille, paitsi rajatuksi ajaksi mahdolliselle tarkoin valitulle yhteistyökumppanille.

Sähköisen uutiskirjeen saaja voi halutessaan koska vain pyytää poistamaan itsensä jakelulistalta kirjeen alaosaan tätä tarkoitusta varten merkitystä kohdasta.

2.3 Lahjoittajarekisteri

Aivosäätiön lahjoittajarekisteriin rekisteröityjä voivat olla niin yksityiset henkilöt, kuin myös yhtiöiden tai muiden organisaatioiden yhteyshenkilöt. Lahjoittajien lisäksi lahjoittajarekisterissä voi olla rekisteröitynä luonnollisia henkilöitä, yhtiöitä tai muita organisaatioita, joiden tavoittamista varten Suomen Aivosäätiö on kerännyt tietoja viestinnän tai varainhankinnan tarkoituksessa.

Suomen Aivosäätiön kerta- ja säännöllisten lahjoittajien sekä lahjoituskeräysten perustajien henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on lahjoittajien tunnistaminen ja kiittäminen, viestiminen lahjoitusvarojen käytöstä ja niiden tarpeesta, lahjoittajasuhteen hoito, lahjoittajan tietojen sekä lahjoitus- ja yhteydenottohistorian ajantasainen hallinta, lahjoittajakannan analysointi ja kehittäminen, tilastointi, segmentointi ja profilointi sekä markkinointitoimien kohdistaminen. Lahjoittajat lisätään Aivosäätiön uutiskirjerekisteriin. Sähköisen uutiskirjeen voi halutessaan perua uutiskirjeen lopussa olevan linkin kautta.

Henkilötietoja voivat käsitellä kolmannet osapuolet, jotka ovat Aivosäätiön yhteistyökumppaneita kuten viestintä- tai mainostoimistoja tai vastaavia. Näiden tietojen käytöstä Aivosäätiö tekee erikseen tarvittavat sopimukset kolmansien tahojen kanssa.

2.4 Tapahtumien ilmoittautujarekisteri

Aivosäätiölle kertyy yhteystietoja myös webinaarien ja muiden tapahtumien ilmoittautumisten kautta. Tapahtumien osallistujien yhteystiedot säilytetään Aivosäätiön asiakasrekisterissä, ja heille voidaan lähettää tietoa tulevista tapahtumista. Kumppanien kanssa yhteistyössä järjestettyjen tapahtumien osallistujatiedot voidaan jakaa muiden järjestäjien kanssa

3. Tarkastus- ja tiedon korjaamis- ja poistamisoikeus

3.1 Apurahanhakijalla ja -saajalla sekä lahjoittajalla on oikeus tarkastaa itseään koskevat Suomen Aivosäätiön rekistereissä olevat tiedot.

Tarkastuspyyntö tulee tehdä kirjallisesti ja yksilöidysti. Pyyntö osoitetaan säätiön asiamiehelle ja lähetetään henkilökohtaisesti allekirjoitetulla kirjeellä kohdassa 1 mainittuun osoitteeseen.

3.2 Apuraha- tai lahjoittajarekisterissä olevalla on oikeus vaatia Suomen Aivosäätiön rekisterissä olevan virheellisen tiedon korjaamista. Voit myös pyytää henkilötietojesi poistamista rekistereistämme.

Tiedonkorjaus- tai poistamispyyntö tulee tehdä kirjallisesti ja yksilöidysti. Pyyntö osoitetaan säätiön toimitusjohtajalle ja se lähetetään henkilökohtaisesti allekirjoitetulla kirjeellä kohdassa 1 mainittuun osoitteeseen.

4. Evästeet

Sivustollamme käytetään evästeitä, jotta voimme palvella käyttäjiämme parhaalla mahdollisella tavalla. Evästeitä käytetään mm. sivuston välttämättömiin toimintoihin, käyttäjäliikenneseurantaan sekä videoiden toistoon, ja jotkut niistä ovat sivuillamme esiintyvien kolmansien osapuolten palveluiden asettamia. Käyttäjä voi hyväksyä evästeiden käytön tai valita mitä evästeitä haluaa sallia. Hyväksynnän voi muuttaa tai peruuttaa sivustollamme evästeilmoituksen kautta.

Sivustollamme on käytössä Google Analytics -evästeet, joiden tiedot siirretään ja tallennetaan palvelimille, joita saattaa sijaita myös EU:n tai ETA:n ulkopuolella.

Säätiö voi ajoittain päivittää tietosuojaselostetta. Tämä on päivitetty viimeksi 13.2.2023.