SUOMEN AIVOSÄÄTIÖN TIETOSUOJASELOSTE

  1. REKISTERINPITÄJÄ JA YHTEYSHENKILÖ

Suomen Aivosäätiö sr
Osoite: Taavetti Laitisen katu 4, 00300 Helsinki
Yhteyshekilö: Asiamies Merja Rekola, aivosaatio@aivosaatio.fi, puh. 0400 933 938

  1. HENKILÖTETOJEN KÄSITTELYN TARKOITUS

Suomen Aivosäätiö kerää ja käyttää tietoja seuraavissa henkilörekistereissä.

2.1 Apuraharekisteri

Suomen Aivosäätiö sr toteuttaa sääntöjen mukaista tehtäväänsä tukemalla neuro- ja mielenterveysalan tieteellistä tutkimustyötä rahoittamalla alan kehittämis- ja tutkimushankkeita myöntämällä apurahoja.

Lähettäessään apurahahakemuksen Suomen Aivosäätiölle hakija luovuttaa säätiölle itseään koskevia tietoja. Apurahan hakijan lähettämiä tietoja käytetään apurahan hakuun, apurahapäätösten tekemiseen ja  myöntöön, maksatukseen, tutkimuksen raportoinnin seuraamiseen sekä viranomaisilmoituksiin.

Tietosisältö: Sukunimi, etunimet, syntymäaika, yhteystiedot, tutkinto, virka tai tehtävä, työnantaja, tutkimuspaikka, apurahan käyttötarkoitus, tutkimushankkeen nimi, haettava summa, väitöskirjatyön/työn ohjaaja(t) ja muut väitöskirjaan liittyvä, tutkimussuunnitelma, kustannuslaskelma, aikaisemmin myönnetyt apurahat ja vireillä olevat hakemukset ja mahdolliset muut hakijan lähettämät tiedot ja liitteet.

Apurahan maksatus- ja viranomaisilmoitusrekisteri
Tietosisältö: Edellisten tietojen lisäksi pankkiyhteystiedot, apurahan myöntöpäivä ja summa, viranomaisilmoitusten päivämäärät. Tiedot kerätään apurahalomakkeesta, jonka apurahan hakija jättää Suomen Aivosäätiölle. Ilman tietojen keräämistä apurahahakemusten käsittely, maksaminen ja seuranta ei olisi mahdollista. Tieto luonnollisille henkilöille maksetuista apurahoista luovutetaan verohallinnolle ja Maatalousyrittäjien eläkelaitokselle (Mela).

Apurahahakemuksia käsittelevät säätiön asiamies, erillisrahastojen jäsenet ja asiantuntijajäsenet.

Myönnetyistä apurahoista julkaistaan apurahan saajien nimet, tutkimushankkeiden aiheet, tutkimuspaikka ja apurahan määrä Suomen Aivosäätiön kotisivuilla www.aivosaatio.fi, säätiön tiedotteissa sekä säätiön toimintakertomuksessa.

2.2 Tiedoterekisteri

Henkilötietojen käytön tarkoituksena on tiedottaa säätiön ajankohtaisista asioista, ylläpitää yhteistyötä ja kiittää yhteistyöstä.

Tiedoterekisterin tietolähde on joko henkilön itse säätiön verkkosivujen kautta tilaama tiedotekirje tai tiedotekirjepyyntö sähköpostitse, puhelimitse, henkilökohtaisen tapaamisen yhteydessä tai jokin muu tapa, jolla henkilö on pyytänyt liittämään itsensä tiedotteiden postituslistalle.

Suuri osa tiedoista saadaan yhteistyösuhteemme alussa. Saamme henkilötietoja yritysten ja yhteisöjen edustajista myös näiden kollegoilta eli yrityksen tai yhteisön pääyhteyshenkilö voi kertoa meille henkilötietoja myös muista kollegoistaan.

Lisäksi saamme henkilötietoja ja niiden päivityksiä myös julkisista hakemistoista ja muista julkisista tietolähteistä, kuten yritysten www-sivuilta ja sosiaalisen median kanavista.

Tietoja ei luovuteta ulkopuolisille, paitsi rajatuksi ajaksi mahdolliselle tarkoin valitulle yhteistyökumppanille. Uutiskirjeviestinnässä käytämme yhdysvaltalaista MailChimp -sähköpostipalvelua, jolloin henkilötietoja siirtyy Euroopan Unionin ulkopuolelle. Henkilötiedot on kuitenkin suojattu henkilötietolain edellyttämällä tavalla

Sähköisen uutiskirjeen saaja voi halutessaan pyytää poistamaan itsensä postituslistalta kirjeen alaosaan tätä tarkoitusta varten merkitystä kohdasta.

  1. REKISTERIN SUOJAUSPERIAATTEET

3.1 Apuraharekisteri

Myönnettyjen apurahahakemusten aineisto säilytetään max. 10 vuotta päätöksestä.

Apuraharekisterin ja apurahaverkkopalvelun käyttöoikeus on vain nimetyillä henkilöillä sekä apurahasovelluksen ylläpitäjällä. Pääsy tietoihin edellyttää henkilökohtaisia tunnuksia.

Apurahahakemukset ja apurahanhakijan yhteys hakemusten verkkopalveluun on suojattu SSL-salauksella ja muilla tarpeellisilla tavoilla. Mahdollisesti tulostettu aineisto säilytetään lukitussa kaapissa ja lukituissa, pääsyvalvotuissa tiloissa.

3.2 Tiedoterekisteri

Tiedoterekisterin aineiston käyttöoikeus on vain nimetyillä henkilöillä. Pääsy on suojattu salasanoilla ja muilla teknisillä keinoilla. Tietoja päivitetään säännöllisesti. Tarpeettomat ja vanhentuneet tiedot  hävitetään tietoturvallisesti.

  1. TARKASTUSOIKEUS ja TIEDON KORJAAMISOIKEUS

4.1 Apurahanhakijalla ja -saajalla on oikeus tarkastaa itseään koskevat Suomen Aivosäätiön apuraharekisterissä olevat tiedot. Tarkastus on maksuton, jos se tapahtuu enintään kerran vuodessa.

Tarkastuspyyntö on tehtävä kirjallisesti ja yksilöidysti. Pyyntö osoitetaan säätiön asiamiehelle ja lähetetään henkilökohtaisesti allekirjoitetulla kirjeellä kohdassa 1 mainittuun osoitteeseen.

4.2 Apuraharekisterissä olevalla on oikeus vaatia Suomen Aivosäätiön rekisterissä olevan virheellisen tiedon korjaamista.

Tiedonkorjauspyyntö on tehtävä kirjallisesti ja yksilöidysti ja pyyntö osoitetaan säätiön asiamiehelle. Pyyntö lähetetään henkilökohtaisesti allekirjoitetulla kirjeellä kohdassa 1 mainittuun osoitteeseen.

Säätiö voi ajoittain päivittää tietosuojaselostetta. Tämä on päivitetty viimeksi 5.11.2020.